Jika anda ingin membuat bisnis anda bertumbuh, maka tingkatkan profitnya melalui waste reduction. Jangan hanya sekedar ikut-ikutan melakukan outsourcing serta memindahkan pabrik ke luar negeri. Percayakah anda jika kami katakan bahwa hanya 5% dari waktu kerja karyawan yang benar-benar dihabiskan untuk pekerjaan yang dihargai (dibayar) oleh customer?
Sebagian dari anda mungkin tidak percaya dengan pernyataan ini. Tapi itulah yang sesungguhnya terjadi. 95% waktu kerja karyawan dihabiskan untuk hal-hal yang tidak memberikan nilai tambah. Dengan kata lain, kebanyakan karyawan melakukan pekerjaan yang tidak dibayar oleh customer. 95% dari waktu kerja mereka adalah pemborosan!
Jadi bila perusahaan anda ingin meningkatkan profit, maka hilangkanlah pemborosan tersebut. Kalau perlu, cegahlah pemborosan itu.
Ingatlah, bahwa waktu tak bisa dibeli atau diputar balik. Waktu merupakan salah satu elemen yang sangat berharga dan tak tergantikan.
Adapun contoh pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah antara lain: aktivitas memindahkan barang, menunggu produk atau informasi tertentu, mengejar supplier, berurusan dengan masalah-masalah kualitas, memperbaiki kerusakan/breakdown, dan masih banyak lagi. Hanya sangat sedikit dari waktu kerja karyawan yang dihabiskan untuk hal-hal yang membuat customer benar-benar senang membayarnya.
Jika perusahaan Anda mampu membuat karyawannya menghabiskan waktu kerjanya untuk melakukan hal-hal yang dibayar customer, maka hal ini akan mengurangi pengeluaran perusahaan. Hasil akhirnya tentu saja meningkatkan keuntungan Anda.
Value Add vs Non-Value Add
Ada dua bagian dari tiap aktivitas pekerjaan, yaitu aktivitas yang bernilai tambah (add value) dan aktivitas yang tidak bernilai tambah (non-added value).
Aktivitas yang bernilai tambah adalah segala sesuatu pekerjaan yang merubah suatu produk atau jasa sesuai persis dengan keinginan customer/konsumen. Contohnya begini, jika konsumen menginginkan adanya lubang pada sebuah produk maka aktivitas yang anda lakukan untuk membuat lubang tersebut merupakan aktivitas bernilai tambah.
Namun jika lubang yang dibuat terlalu kecil dari yang di inginkan customer, sehingga anda harus mengebor ulang. Maka aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang tidak bernilai tambah.
Dari contoh diatas, aktivitas yang bernilai tambah memerlukan 1 kali pengerjaan dan 1 buah mata bor untuk membuat lubang. Sedangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah memerlukan 2 kali pengerjaan (waktu lebih lama), 2 mata bor, plus adanya komplain dari customer.
Jadi, jika Anda pikirkan maka setiap aktivitas yang tidak bernilai tambah masuk dalam biaya produksi. Sehingga biaya produksi lebih tinggi dari yang seharusnya, dan itu adalah pemborosan. Walaupun tentu ada juga sedikit aktivitas yang sebenarnya tidak bernilai tambah, namun tetap diperlukan. Biasanya aktivitas tersebut dilakukan atas permintaan customer secara spesifik atau aktivitas yang memang sudah tidak bisa ditekan untuk lebih ekonomis lagi.
Seven Waste's
Kebanyakan orang ketika diajak bicara mengenai waste, maka mayoritas akan membayangkan mengenai limbah, mengenai sampah, atau mengenai scrap hasil produksi. Itu bukan pemikiran yang salah, namun waste dalam konsep Lean Manufacturing tidak hanya tentang itu.
Waste dalam Lean lebih condong untuk diartikan sebagai “pemborosan” ketimbang “limbah”. Perlu dipertegas lagi, bahwa yang dimaksud dengan “pemborosan” adalah segala sesuatu yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Jadi harus pas. Tidak boleh lebih ataupun kurang.
Lean sendiri telah mengelompokkan pemborosan-pemborosan menjadi 7 jenis pemborosan. Biasanya dikenal dengan istilah Seven Waste (tujuh pemborosan). Ketujuh pemborosan tersebut adalah:
1. Transportation / transportasi
Yang dimaksud dengan transportasi disini, adalah pergerakan produk melalui proses operasi maupun lokasi yang berbeda. Biasanya transportasi diperlukan pada produksi dengan batch yang besar (setidaknya membutuhkan forklift dan sejenisnya).
2. Inventory / stock / persediaan
Inventory yang terlalu banyak juga merupakan pemborosan. Umumnya penggunaan inventory dalam jumlah besar cenderung dilakukan oleh manufaktur “tradisional” dengan harapan untuk membuat kinerja mesin lebih efisien serta untuk berjaga-jaga jika ada masalah terkait produksi, supplier, ataupun mesin mengalami breakdown.
Padahal, dengan cara seperti ini justru akan jauh lebih banyak dana perusahaan yang mengendap dan tidak berputar. Perusahaan semacam ini (dalam neraca keuangannya) biasanya memiliki rasio Operation Profitability rendah.
Apa itu Operation Profitability Ratio? Bagaimana hubungan kinerja keuangan dengan manajemen operasi? Bagaimana melihat operasional perusahaan dari balance sheet-nya? Kami akan membahasnya bila Anda memintanya. Kirimkan saja request Anda via email ke Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya.
3. Motion / pergerakan
Yang dimaksud dengan motion atau pergerakan, adalah setiap pergerakan manusia atau mesin yang (sebenarnya) tidak diperlukan. Misalnya saja mengangkat barang/produk dari satu tempat ke tempat lain yang lebih tinggi, atau mengangkut barang ke tempat yang jauh sebelum proses yang sebenarnya dilakukan.
4. Waiting / menunggu
Waktu tunggu bagi orang atau mesin untuk menjalankan proses selanjutnya. Misalnya pengiriman material, menunggu suatu informasi / keputusan, dan segala jenis menunggu untuk alasan apapun. Jadi intinya adalah tidak boleh ada orang atau mesin yang menganggur.
5. Overproduction / produksi berlebih (atau kurang)
Adanya kecenderungan membuat produk yang tidak diinginkan oleh customer atau sebelum di inginkan oleh pelanggan, hingga bisa menyebabkan membengkaknya jumlah persediaan.
6. Over-processing / proses berlebih (atau kurang)
Melakukan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan atau tidak dipersyaratkan oleh customer. Misalnya memoles permukaan suatu produk yang tidak terlihat, atau menentukan toleransi reject (maupun defect) yang terlalu ketat. Umumnya pada industri manufaktur penghasil produk customer goods, over-processing sering kali terjadi.
7. Defect / cacat produk
Produk yang dibuat secara tidak benar sehingga menyebabkan dilakukannya re-work (pengerjaan ulang), scrap, delay produksi, perlunya dilakukan investigasi, dan lain sebagainya.
Ketujuh pemborosan tersebut diatas selalu ada dalam setiap industri, apakah itu industri manufaktur, ataukah industri jasa, tambang, dsb. Menerapkan Lean Manufacturing merupakan cara paling efisien dalam mengurangi (atau bahkan menghilangkan) ketujuh pemborosan tersebut.
Eliminate and Reduce Waste To Increase Profit
Setelah Anda mengetahui tentang 7 pemborosan, maka Anda dapat mulai mengidentifikasi dan mengeliminasi ketujuh pemborosan tersebut. Sehingga Anda dapat menghemat pengeluaran Anda.
Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi 7 pemborosan tersebut. Cara yang paling populer adalah yang digunakan oleh para ahli (atau konsultan) manajemen operasi, yaitu dengan melihat langsung ke lantai produksi.
Anda bisa menggunakan Value Stream Mapping (VSM) secara sederhana. Meskipun VSM masih belum kami bahas di artikel Integra, berikut kami jabarkan cara melakukan VSM yang sederhana.
Pertama-tama, ambil selembar (atau dua lembar) kertas, stopwatch (atau jam tangan, handphone, atau apapun yang bisa digunakan menghitung waktu). Kemudian, bawalah ke tempat proses produksi yang ingin Anda tinjau.
Amati proses yang terjadi pada area yang Anda kunjungi, hitung waktunya, lalu tuliskan pada kertas tersebut secara detail. Contohnya seperti ini:
- mengambil pallet untuk proses X (jarak 8 meter, 10 inventori pallet, butuh waktu 2 menit, diangkat tangan, 2 orang, pallet terletak di permukaan tanah, dsb)
- menyusun produk pada packing (butuh waktu 14 detik, 1 orang, peletakan produk berselang-seling, dsb)
Catatlah setiap langkah dan informasi penting yang relevan, seperti waktu, jumlah inventori, jumlah orang, masalah yang timbul, apapun itu. Oh ya, urutkan pencatatan Anda mulai dari awal proses hingga akhir proses di area yang Anda amati.
Nah, setelah Anda memiliki peta prosesnya, anda bisa mulai menganalisa informasi tersebut. Tambahkan keterangan pada tiap-tiap langkah tersebut, apakah ada yang memberikan nilai tambah, ataukah ada pekerjaan yang sia-sia.
Bila Anda sudah bisa menjabarkan mana pekerjaan yang memiliki nilai tambah dan pekerjaan yang tidak memiliki nilai tambah. Maka selanjutnya Anda bisa mencoba untuk menemukan cara menghilangkan pekerjaan yang tidak memiliki nilai tambah.
Hal tersebut bisa dilakukan bersama dengan tim, sekaligus untuk lebih memudahkan Anda dalam mencari pemborosan dan usulan perbaikannya. Ingatlah bahwa setiap rupiah yang dihabiskan untuk pekerjaan tanpa nilai tambah akan menggerus profit Anda. Dan setiap rupiah yang berhasil dihemat adalah penambahan jumlah profit Anda.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut cara mengurangi (atau menghilangkan) pemborosan, Anda bisa mengikuti berbagai macam training terkait cost reduction maupun menyewa konsultan untuk memberikan saran maupun bimbingan yang Anda butuhkan.
- Surabaya, 5 Maret 2012 -